Hoe ZRTI patiënt en zorgverlener digitaal betrekt met nieuw patiëntdossier

Het Zuidwest Radiotherapeutisch Instituut (ZRTI) is een zelfstandig bestralingscentrum met vestigingen in Vlissingen en Roosendaal. Met ruim honderd betrokken medewerkers zorgt het ZRTI ervoor dat mensen met kanker dicht bij hun woonomgeving een hoogwaardige behandeling krijgen. Jaarlijks worden ongeveer 2.100 kankerpatiënten behandeld uit Zeeland, West-Brabant en delen van de Zuid-Hollandse eilanden Goeree-Overflakkee, Voorne-Putten en Hoeksche Waard.

Radiotherapie is een zeer complex en vrij klein specialisme, dat slechts in een beperkt aantal instituten voor handen is. De EPD-markt voor radiotherapie was daardoor jarenlang versnipperd en van mindere kwaliteit, waarbij zelfbouwoplossingen noodzakelijk waren. Toen de leverancier besloot te stoppen met de zelfbouw EPD-oplossing, moest ZRTI op zoek naar een nieuwe oplossing. Mark de Langen, klinisch fysicus bij ZRTI, vertelt: “Na een uitgebreide marktverkenning van alternatieven, besloten we met ChipSoft in zee te gaan. De grootste voordelen die we zagen, waren het nieuwe zorgplatform voor connectiviteit met de belangrijkste verwijzers, die ook allemaal HiX gebruiken, de naleving van de Nederlandse wet- en regelgeving en het realiseren van een patiëntportaal.” De overstap van het ene EPD naar het andere (HiX 6.3) is een megaproject, dat onderverdeeld kan worden in een groot aantal parallelle deelprojecten. “Dit vormde een ongekende uitdaging. Daarom hebben we bij het inrichten van de projectorganisatie gezocht naar een aantal ervaren externe partners. Voor het deelproject ‘dataconversie’ hebben we ilionx ingeschakeld”, vertelt Mark.

De benodigde data die gemigreerd moest worden kwam uit drie verschillende bronsystemen: het radiotherapie-verificatiesysteem Aria werd gebruikt als bron voor patiëntafspraken, het oude EPD was de bron van de medische dossierdata en dan was er nog een systeem voor alle financiële data. De experts van ilionx zetten een aanleverstraat op, waarmee de gegevens van deze drie bronnen middels conversiescripts in het juiste format gezet (geconverteerd) konden worden. Zo konden ze eenvoudig in de aanlevertabellen van HiX worden meegenomen. “Zeker voor het omzetten van de financiële gegevens was de ervaring van ilionx onmisbaar”, vertelt Mark. Dankzij de door ilionx opgezette aanleverstraat en het inzetten van de migratie viewer was het mogelijk vaker te testen en verbeteringen door te voeren. ChipSoft biedt standaard namelijk maar drie conversierondes en twee integrale testdagen. In het geval van het ZRTI zorgde dit beperkte aantal test- en conversierondes voor een risico. Het ging immers om een totaal nieuwe HiX-installatie en er stond een zware tijdsdruk op de livegang. Door de migratie viewer werd dit probleem opgelost. Mark: “De bijdrage van ilionx was ontzettend waardevol. Zeker richting de livegang. Hierdoor hebben we op tijd alle essentiële patiëntinformatie veilig en nauwkeurig over kunnen zetten.”

HiX 6.3 met standaard content is succesvol geïmplementeerd bij het ZRTI. Dit maakt de medische dossiervoering in het ZRTI toekomstbestendig en biedt middels het patiëntenportaal meer interactie met de patiënten. Met ingebruikname van het zorgplatform heeft het ZRTI als eerste radiotherapeutisch instituut de stap gezet naar volledig digitale gegevensuitwisseling. De eerste verwijzende instellingen in de regio hebben zich hier inmiddels bij aangesloten en de verwachting is dat er meer zullen volgen zodra die ook op versie 6.3 zijn overgegaan. Mark: “Door onder andere de gestandaardiseerde dossierinhoud en betere registratiemogelijkheden, kunnen we nu digitaal patiëntgegevens uitwisselen met andere zorgverleners. We zijn met HiX efficiënter gaan werken en in deze omgeving kunnen patiënten veilig hun gegevens bekijken.”