Hoe de Summa Groep meer grip op contracten, facturen en facilitair management krijgt

Summa Groep is de holding waar financiële dienstverleners Acura Services, Acura Assuradeuren, APS Pensioen- en Inkomensteam en Summa Adviesgroep onder vallen. De afzonderlijke bedrijven richten zich met hun specialismen op specifieke doelgroepen. Bij de Summa Groep werken in totaal zo’n 250 betrokken vakspecialisten.

Vanwege het verouderde systeem liepen de bedrijven van de Summa Groep tegen verschillende beperkingen aan. Contracten van leveranciers waren op verschillende manieren opgeslagen en het was lastig om te achterhalen wat hierin precies was vastgelegd. Zo kregen verantwoordelijke managers geen signaal als een contract met een leverancier binnen een aantal maanden afliep. “Contracten werden hierdoor ongemerkt verlengd. Dit was voor de Summa Groep een onwenselijke situatie, want door niet tijdig van leverancier te wisselen lopen we mogelijke kostenbesparingen mis”, verduidelijkt Richard Ridderbeekx, ICT-applicatiebeheerder bij de Summa Groep. Een ander probleem waar de Summa Groep tegenaan liep, was de verwerking van facturen. Het oude systeem bood onvoldoende mogelijkheden voor het goed opslaan en raadplegen van facturen. Ook alles rondom het facilitair beheer was te weinig inzichtelijk. Sleutelbeheer werd bijvoorbeeld bijgehouden in een Excel-bestand. Dat was onwenselijk, omdat iemand die toegang had tot dit bestand, ook inzage had in het sleutelbeheer van andere collega’s. Als een medewerker een bepaalde sleutel nodig had, moest een manager hier via e-mail toestemming voor geven. Zo’n e-mailbericht moest elke keer handmatig worden opgesteld, een tijdrovend proces.

Met deze uitdagingen in het achterhoofd startte ilionx met het formuleren van de minimale technische eisen waaraan het nieuwe systeem moest voldoen. In een periode van ongeveer een half jaar is een compleet nieuw systeem geconfigureerd. “Op advies van ilionx kozen we voor het Microsoft Power Platform, een no-code/low-code platform waarmee het relatief eenvoudig is om zakelijke applicaties te bouwen. Behoeften vanuit onze business zijn hiermee snel te vertalen naar digitale oplossingen”, zegt Theo Coumans, ICT-manager bij de Summa Groep. “Het platform biedt mogelijkheden voor het bouwen van maatwerkapplicaties, die gemakkelijk aan te passen en uit te breiden zijn.” De toepassingen van het Power Platform zijn afhankelijk van een centraal dataplatform, Dataverse, dat ook mogelijkheden biedt om koppelingen te maken met applicaties van andere aanbieders dan Microsoft. Alle data van contracten, facturen en facilitaire zaken staan hierin opgeslagen. “Een belangrijk voordeel van Dataverse is dat data alleen toegankelijk is te maken voor geautoriseerde personen. Daarnaast is veel aandacht besteed aan data-integriteit. Hierbij gaat het om het waarborgen van de juistheid, volledigheid en consistentie van gegevens.”

Door het Microsoft Power Platform hebben de medewerkers van de Summa Groep beter inzicht in contractbeheer, factuurverwerking en facilitair management. “We zijn zeer tevreden over de opgeleverde oplossing”, zegt Richard. “Alle personen binnen ons bedrijf die verantwoordelijk zijn voor een contract krijgen nu automatisch een seintje als dit contract binnen een bepaalde periode afloopt. Dat geeft ons de mogelijkheid om te onderzoeken of een andere leverancier tegen betere condities kan leveren.” De medewerkers van de Summa Groep hebben nu ook meer grip op facturen. Voor sleutelbeheer, als onderdeel van facilitair management, zijn daarnaast geen e-mailberichten meer nodig voor goedkeuringsprocessen. De Summa Groep is dan ook blij met de keuze voor het nieuwe platform. Theo: “In tegenstelling tot ons oude systeem is er veel kennis over het Microsoft Power Platform in de markt beschikbaar. Dat ervaren we als een pluspunt. Daarnaast biedt dit platform voldoende mogelijkheden om functionaliteit toe te voegen en koppelingen te maken met andere applicaties. We zijn zeer tevreden met de door ilionx geleverde oplossing, die de efficiëntie van onze werkprocessen aanzienlijk verbetert en tegelijkertijd kosten en tijd bespaart.”