Digitale coördinator voor Woo verzoeken
Cijfers uit de jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk geven aan dat het aantal Woo verzoeken jaarlijks toeneemt, net als het aantal dwangsommen voor verzoeken die niet op tijd beantwoord worden. Hoe meer verzoeken je als overheidsinstelling ontvangt, hoe groter de behoefte is aan uniforme afhandeling en termijnbewaking. Op een gegeven moment is het bijna onmogelijk om met Excel-sheets en mappen vol documenten de statussen van Woo verzoeken bij te houden.
Om de behandelingen van Woo verzoeken te standaardiseren en meer grip te krijgen op de doorlooptijd heeft ilionx een standaard workflow in de Woo Hulptool ontwikkeld waarin behandelaren kunnen samenwerken en Woo Regisseurs in één oogopslag inzage in de werkvoorraad hebben. De workflow functioneert als een digitale coördinator door taken automatisch te verdelen en de voortgang te volgen. Benieuwd hoe dit werkt? We leggen je in 6 simpele stappen uit hoe je een verzoek effectief beantwoord.
1. Registratie en precisering
Nieuwe Woo verzoeken komen automatisch in de Woo Hulptool terecht, nadat ze door de aanvrager zijn geregistreerd in een webformulier. Het systeem start een werkstroom en gebruikers krijgen een taak toegewezen. Alle informatie is direct beschikbaar en de behandelaar kan inhoudelijk controleren of het verzoek compleet is. Met de correspondentiemodule kan een bevestiging worden gestuurd of om meer informatie worden gevraagd. Hiermee ondersteunt de oplossing een samenspel met de verzoeker, wat de kans op fouten of onbegrip verkleint.
Handige feature: voor elk proces loopt de automatische termijnbewaking die Woo Regisseurs kunnen gebruiken om grip te houden op de doorlooptijd.
2. Documenten verzamelen
Wanneer duidelijk is waar het verzoek precies over gaat, kunnen we beginnen met het verzamelen van documenten. Verschillende teams of personen in de organisatie krijgen een taak toegewezen en worden gevraagd op basis van het verzoek relevante documenten toe te voegen. Verzamelde documentsets worden automatisch samengevoegd en gecontroleerd op dubbelingen. Je kan documenten toevoegen door losse documenten toe te voegen, ZIP-bestanden of mappen te selecteren en door de oplossing te koppelen met bestaande systemen. Denk hierbij aan een Document Management Systeem (DMS) of een toepassing voor het ‘zoeken en vinden’ van documenten.
Handige feature: later in het proces kunnen altijd nog documenten worden toegevoegd door een ‘Nieuwe verzamelen taak’ te starten. Wanneer je nieuwe documenten toevoegt, worden deze ook op dubbeling gecontroleerd.
3. Documenten cureren en prepareren
Wanneer het dossier inhoudelijk compleet is, gaan we door naar de volgende stap, waarin het systeem alle documenten automatisch converteert naar PDF en waar nodig met OCR (optische tekenherkenning) leesbaar maakt.
Hier kunnen we documenten op inhoud vergelijken en beoordelen. Exacte kopieën zijn in de overgang naar deze stap automatisch ontdubbeld. Documenten die op elkaar lijken, krijgen van het systeem een procentuele score mee. Zo krijgen behandelaren snel inzicht in versies van documenten en kunnen ze bepalen welke behouden dienen te worden. Er is ook handig inzicht en automatisering in e-mailketens, zodat dezelfde reacties niet elke keer opnieuw in e-mails hoeven te worden gelakt. Niet-relevante documenten kunnen eenvoudig worden verwijderd.
Handige feature: je kunt documenten voorzien van tags en labels om later in het proces te filteren. Bijvoorbeeld: documenten die een zienswijze nodig hebben of door een bepaalde persoon gelakt moeten worden.
4. Documenten lakken
Na de inhoudelijke beoordeling zijn alleen nog de documenten over die na anonimiseren verstrekt gaan worden. Deze worden aangeboden aan het AI-model van de Woo Hulptool. Deze voorziet het van laksuggesties inclusief weigeringsgrond voor persoonsgegevens en naar personen herleidbare gegevens. Ook wordt de ‘allow- en denylist’ toegepast, zodat waardes die altijd of nooit gelakt dienen te worden direct zijn verwerkt.
Vervolgens krijgt de behandelaar een taak om de lakvoorstellen te controleren en waar nodig aan te vullen. Met handige bulkfunctionaliteit kan de behandelaar wijzigingen in één keer doorvoeren in het hele document of zelfs de documentset.
Handige feature: behandelaren kunnen opmerkingen plaatsen, zodat in de zienswijze/goedkeuringsstap controleurs weten waar ze op moeten letten en waarom.
5. Zienswijzen en goedkeuring
Wanneer de documenten transparant zijn gelakt, kunnen behandelaren zienswijzen of collegiale controle (goedkeuring) aanvragen. Hierin maken we dus onderscheid tussen intern en extern:
- Intern: een collega wordt via het systeem gevraagd de documenten te controleren (vier-ogenprincipe). De behandelaar geeft aan om welke documenten het gaat en deze komen vervolgens vanzelf in de takenbak van de controleur. Wanneer hij of zij klaar is, komen de documenten automatisch met feedback terug bij de behandelaar.
- Extern: de behandelaar selecteert documenten voor externe zienswijze. Het systeem genereert een bundel die verstrekt kan worden en monitort of er een reactie binnenkomt. Eventuele op- of aanmerkingen kan de behandelaar verwerken.
In beide gevallen borgt de termijnbewaking dat er inzicht is in openstaande controlevragen en dat deze op tijd worden beantwoord, waardoor zowel de behandelaar als regisseur altijd grip hebben op openstaande zienswijzen en controlevragen.
Handige feature: wanneer het controleproces langer duurt dan verwacht, kan de correspondentiemodule gebruikt worden om de aanvrager op de hoogte te brengen. Ook kan de regisseur dan de uitgestelde termijn instellen in de termijnbewaking.
6. Publiceren
Na de controle is het tijd om het verzoek te gaan publiceren. Voorafgaand aan deze stap worden de documenten definitief en onherstelbaar gelakt. De behandelaar kan de documenten controleren en exporteren naar een ZIP-bestand, waarbij ook een inventarislijst wordt gegenereerd. Behandelaren kunnen zelf kiezen wat wel en niet op de inventarislijst komt te staan.
Handige feature: naast exporteren bestaat ook de mogelijkheid om de oplossing te integreren met een DMS voor het onderbrengen van gelakte documenten of een koppeling te leggen met een publicatieportaal.
Extra: bezwaar, wat nu?
Aanvragers zijn het soms niet eens met besluiten of vinden dat er meer informatie gepubliceerd had moeten worden. In dat geval biedt de Woo Hulptool ook ondersteuning. Gedurende de bezwaartermijn is het dossier nog beschikbaar, inclusief transparant gelakte versies. Hierdoor kunnen wijzigingen eenvoudig worden doorgevoerd zonder dat minutieus lakwerk opnieuw nodig is.
Handige feature: op het zaakscherm kun je makkelijk zoeken naar en filteren van documenten in het dossier. Hierdoor kun je snel handelen wanneer er een bezwaar binnenkomt.
Conclusie
Het hierboven beschreven proces wordt volledig door de ilionx Woo Hulptool ‘georkestreerd’. Gebruikers krijgen automatisch taken toegewezen en het systeem houdt de voortgang bij. Best handig, zo’n digitale coördinator waardoor je als klant je kunt richten op de inhoud. Naast de features die uitgelicht zijn in deze blog beschikt de Woo Hulptool over nog meer handige productkenmerken. Lees er meer over in onderstaande blogs.
