Kickstart je Business Intelligence met je BI superteam!

BI doelen

Ik ben heel benieuwd naar wat Almar ziet als hoogste doelen voor BI. Hij is hier heel duidelijk over:

• Feiten => Beslissingen dienen genomen te worden op basis van feiten
• Inzicht => Er dient inzicht in processen te zijn
• Doe waar je goed in bent => Maak tijd en middelen van medewerkers vrij om hen de dingen te laten doen waar ze goed in zijn. In plaats van veel tijd bezig te zijn met het verzamelen van data en hierover te rapporteren
• Vergroot het gebruik => laat een groot deel van de organisatie gebruikmaken van BI in plaats van alleen het hoger management

Voor iedereen zijn bovengenoemde doelen van belang en niet alleen voor het management. De bemoeilijkende factoren zijn, dat we vaak zien dat alleen het hoger management betrokken is. Dat BI vaak gezien wordt als ‘IT-feestje’, terwijl IT juist ondersteunend zou moeten zijn. Binnen de zorg wordt BI vaak geïnitieerd vanuit Finance of Planning & Control, maar worden de zorgverleners en medici vaak niet meegenomen in de besluitvorming. De initiatie van BI-projecten zou juist uit ‘de business’ moeten komen. Niet alleen voor een verbeterde adoptie, maar ook voor een betere aansluiting van de opgeleverde data en rapportages bij de behoefte. Om die reden laat de adoptie vaak te wensen over en worden data en rapporten die ontwikkeld zijn, niet of nauwelijks gebruikt. Dat is, zacht uitgedrukt, een gemiste kans!

Maar volgens Almar biedt het juíst ook kansen: als onderdeel van een BI-project, kan een verandermanagementproject worden gestart om ‘de business’ mee te nemen in de nieuwe mogelijkheden. En kan er geleerd worden hoe men hier optimaal gebruik van kan maken.

Professionalisering BI

Ik krijg in de praktijk regelmatig de vraag of wij kunnen helpen bij het (verder) professionaliseren van de BI afdeling. Zeker als het gaat over het belang van data en de toekomstbestendigheid van de instelling. Almar ziet dit in de praktijk terug: “veel zorgorganisaties doen BI er -min-of-meer- bij”. Deze organisaties hebben dan wel een locatie waar veel data wordt opgeslagen, dat wordt dan het ‘datawarehouse’ genoemd en men ontwikkelt daar vaak rapportages en lijsten op. Dit resulteert meestal in een ondoorgrondelijke brei aan oplossingen, data transformaties en soms tot wel honderden rapportages en lijsten waarvan niemand weet wie die gebruikt, óf ze gebruikt worden en waarom deze ooit in het leven zijn geroepen.

Bevindt jouw BI zich in deze situatie? Bedenk dan ook hier dat dit kansen biedt: Inventariseer welke data-aanleveringen en rapportages binnen de organisatie bestaan en wie en hoe vaak deze gebruikt worden. Waarschijnlijk kan hier gelijk een stuk in ‘gesneden’ worden, wat beheer ervan gelijk eenvoudiger kan maken. En daarnaast heb je meteen de beschikking over een lijst met data en rapportages die als input kunnen dienen voor een plan voor een gestructureerde omgeving.

Nog meer kansen voor BI

Die zijn er genoeg! Almar noemt er een aantal:

• Gebruik nieuwe technologie. Het aantrekken van goede mensen is erg lastig in het huidige klimaat. Zorg dat je project/werkgever aantrekkelijk voor goede IT vakmensen wordt en blijft
• Maak gebruik van workshops met eindgebruikers. Doel: hun eisen en wensen ten aanzien van nieuwe rapportages boven water halen. Probeer hierin te achterhalen hoe en waarvoor de rapportages gebruikt gaan worden om zo het ontwerp en de werking ervan zo goed mogelijk te laten aansluiten. Door dit te doen betrek je je eindgebruiker al vroeg in het traject, waardoor adoptie van nieuwe rapportages en systemen vele malen beter wordt. Deze workshop verzorgt ilionx regelmatig en we leren je graag hoe je dit het beste kunt aanpakken
• Neem datakwaliteit mee als onderdeel van BI. Bekijk waar de problemen met betrekking tot kwaliteit liggen en ga met ‘de business’ bekijken hoe je bijvoorbeeld registratie aan de bron kunt verbeteren. Op die manier draag je ook bij aan verbeterde output
• Betrek eindgebruikers vanaf de start van een BI traject

BI super team

Ik ben inmiddels al aardig wat wijzer geworden over welke BI uitdagingen je kunt oplossen en kansen die je kunt benutten, zodat je je afdeling een kickstart kunt geven. Dan is het nu hoog tijd om eens te kijken wat volgens Almar de ‘ingrediënten’ zijn van een BI super team:

• UX designer

Aan de ene kant kunnen een UX en UI designer de rapportages en dashboards er aantrekkelijk uit laten zien met een logische indeling. Aan de andere kant kan zo iemand ook kijken naar de manier waarop een gebruiker het rapport gaat gebruiken en dit meegeven aan de ontwikkelaar. Zodoende wordt het rapport zo gebruiksvriendelijk mogelijk

• Dedicated Architect

Een architect kijkt veel meer naar de gehele BI-oplossing. Is deze ingericht voor de huidige vragen, eventuele nieuwe wensen en is deze zo opgezet dat deze niet onnodig moeilijk is gebouwd. Kortgezegd is deze simpel en robuust? Een pure BI-ontwikkelaar kijkt meestal alleen naar de functionaliteit die opgeleverd moet worden voor een bepaalde klantvraag

• ETL ontwikkelaars en front-end ontwikkelaars

Dit zijn twee verschillende disciplines die niet iedereen beheerst. Door deze te scheiden kunnen ontwikkelaars zich focussen en doen waar ze goed in zijn

• Continuïteit binnen een team

Erg lastig in de huidige arbeidsmarkt, maar wel belangrijk om een hoge mate van kwaliteit te kunnen blijven leveren. Bij capaciteitsuitdagingen, kan er zowel tijdelijk als langdurig teruggevallen worden op de ruim 300 BI consultants en datascientists (waarvan 50 met specifieke zorgdomeinkennis) van ilionx. Voordeel daarvan is dat er gebruik gemaakt kan worden van de diverse technische/functionele expertise van de ingehuurde persoon, maar ook van de hele ilionx achterban. Want de ilionx consultants staan via hun interne Teams en Whatsapp in nauwe verbinding met elkaar. Zo maak je slim gebruik van onafhankelijke expertise die bijdraagt aan het verbeteren van de kwaliteit en output van jouw eigen team

• Goede mix tussen junior, medior en senior teamleden
• Nieuwe technische mogelijkheden toepassen

Dit houdt het werk interessant voor de medewerkers en zorgt ervoor dat je organisatie toekomstbestendig is

• Datakwaliteit adresseren

Je kunt rapportages maken voor het inzichtelijk maken van datakwaliteit zodat ‘de business’ deze snel inzichtelijk heeft en ook kan oplossen. Immers: garbage in, garbage out! Als dit soort zaken pas na weken, maanden of jaren boven komen drijven, voelt niemand zich meer verantwoordelijk om dit op te pakken en herstellen.

Almar geeft aan dat vooral een UX designer en de datakwaliteit (registratie aan de bron op orde) vaak over het hoofd gezien worden.

Wat maakt een goede BI-er?

Fronsend kijkt Almar me aan: “dat is nog niet zo makkelijk en is zeker niet voor iedereen weggelegd”. BI is een brugfunctie tussen ‘de business’ en IT en daardoor erg breed. Het is vaak slimmer om een team samen te stellen waarbinnen alle onderdelen van het vakgebied vertegenwoordigd zijn. Je hebt BI-consultants in het team nodig, die goed met ‘de business’ kunnen praten en die hun wensen kunnen vertalen naar technische oplossingen. Hier heeft ilionx bijvoorbeeld een aantal voormalig artsen voor in dienst. Zij spreken de taal van de medische eindgebruiker. Die voelt zich daardoor meer serieus genomen. En het leidt tevens tot tijdswinst bij het maken van medische rapportages. Maar je hebt ook BI-consultants nodig die deze technische oplossingen kunnen implementeren. Daarnaast heb je BI-consultants nodig die overkoepelend naar de architectuur van de gehele oplossing kijken om geen ‘spaghetti’ te krijgen. Al met al is het niet altijd realistisch om dit binnen één persoon te zoeken.

ilionx en BI

Juist als het lastig is om de juiste expertise of capaciteit te vinden, kan gebruik gemaakt worden van ilionx en haar consultants. ilionx heeft jarenlange ervaring met BI in de zorg. Van het opzetten van een datawarehouse met de gewenste data en een rapportagelaag daar bovenop, tot aan het adoptieproces van de dashboards, het inzichtelijk maken en optimaliseren van processen, het trainen van medewerkers (zodat zij ook zelf analyses en rapportages op de data kunnen maken) en het opzetten van een geheel BI-team. Door deze jarenlange ervaring helpt en adviseert ilionx ziekenhuizen en andere zorginstellingen op alle mogelijke gebieden van BI met als doel: zelf een super team te worden en zichtbare waardevolle toegevoegde waarde te laten zien aan je organisatie.

Super team in actie

Een goed BI super team is volgens Almar in staat om nieuwe en veranderende wensen vanuit ‘de business’ veel sneller te implementeren. Verder zou het team in staat moeten zijn om naast beter en sneller inzicht geven in de gewenste cijfers, ook mee te denken met de ‘klant’. Wat heeft deze nu echt nodig? Vaak weet een organisatie of afdeling zelf niet precies wat zij nodig heeft om hun ‘probleem’ op te lossen. Het is dan heel belangrijk dat een BI-team, met veel kennis van de processen en data, mee kan denken en de juiste vragen kan stellen om tot een goed resultaat te komen dat echt meerwaarde biedt aan de organisatie en/of afdeling. En zo kunnen er daadwerkelijk grote stappen gezet worden als het gaat om beheersbaarheid, doelmatigheid, wendbaarheid en toekomstbestendigheid.

Tip van Almar aan de zorg: